Externaliser la rédaction du PV du CSE : mode d’emploi

 Dans IRP

Rédiger le PV du CSE n’est pas une mince affaire. Le Secrétaire de l’instance doit en effet prendre note des échanges, avec l’aide d’un éventuel enregistreur, tout en participant aux débats. La rédaction du PV du CSE est en outre une tâche chronophage qui impacte le crédit d’heures de délégation du Secrétaire. Afin de faire face à cet écueil, de nombreuses instances font donc le choix d’externaliser la rédaction du PV du CSE en choisissant de faire appel à des rédacteurs professionnels.

En amont de la réunion

Une fois que le Secrétaire décide d’externaliser la rédaction du PV du CSE, et que cette décision est actée par l’instance, sa première tâche sera de choisir un prestataire compétent qui saura répondre à ses attentes. Une fois cette étape franchie, le prestataire choisi affectera alors le rédacteur dont le profil sera le plus en adéquation avec le secteur d’activité du client. Afin de permettre au rédacteur d’intervenir dans les meilleures conditions et ainsi lui permettre de rédiger le meilleur PV possible, le Secrétaire de l'instance devra lui faire parvenir différents documents essentiels à la bonne réalisation de la mission (convocation, ordre du jour, documents annexes, précédent PV, etc.). Le rédacteur prendra connaissance en amont de l’ensemble des documents reçus, et préparera ainsi son déplacement dans les meilleures conditions. Il fera notamment en sorte d’arriver chez le client avec suffisamment d’avance pour faire face aux éventuels problèmes de transport.

Pendant et après la réunion

Le jour J, le Secrétaire de l’instance accueillera le rédacteur et l’installera dans la salle où se tiendront les débats. Après avoir mis en place son matériel (PC portable et enregistreur si cela est autorisé), le rédacteur établira un plan de table précis des différents intervenants présents. Puis, il lancera son enregistreur, si l’utilisation de ce dernier est autorisée, et démarrera sa prise de notes dès l’ouverture de la séance. Une fois la réunion achevée, le rédacteur se chargera alors de la rédaction du PV du CSE auquel il aura assisté selon le cahier des charges défini. Après relecture, le PV rédigé sera enfin envoyé dans les délais impartis au client qui pourra le faire approuver par l’ensemble des élus de l’instance lors de la séance suivante.

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